El futuro es híbrido. Los eventos que combinen componentes presenciales y virtuales serán un elemento fijo en el sector. Según la encuesta del enlace, el 73% de los profesionales de eventos cuenta entre sus planes organizar uno en el futuro. Y ello a pesar de la preocupación por la falta de experiencia (expresada por el 19% de los encuestados), la incertidumbre sobre el coste (17%), el riesgo de fracaso (17%), el miedo a la baja asistencia (17%), el desconocimiento de la tecnología (16%) y las dificultades para conseguir la aceptación de las partes interesadas (15%).
Con todo y con eso, los actores del sector deben adaptarse a la nueva normalidad, en la que los eventos híbridos son una forma para que el sector vuelva a prosperar tras un difícil 2020. Lo mejor, según el Director de Operaciones de etc.venues, Nick Hoare, es que: «Un evento híbrido de primera clase sin fricciones es realmente posible si se combinan las instalaciones de venues primer nivel, tecnologías que permitan la participación del público y un equipo experto.»
1. La tecnología: La clave para celebrar con éxito un evento híbrido
Hoare tiene razón. Es posible celebrar eventos híbridos que funcionen, como han demostrado inequívocamente Apple, Hilton y TwitchCon. Este éxito depende de que todos los miembros del sector estén preparados para un futuro en el que lo híbrido esté en primera línea. La preparación para este futuro empieza por familiarizarse con la tecnología adecuada. Esta es la clave para reunir a los participantes en un evento híbrido y hacerles partícipes de la acción. El tipo de tecnologías que necesitarás depende sobre todo de quién seas y de tu interpretación de lo híbrido, aunque hay algunas que son necesarias. Y son:
- Internet de alta velocidad
Uno de los objetivos principales de los eventos híbridos es permitir que la gente participe en la acción a través de retransmisiones online o videoconferencias. Por lo tanto, tu retransmisión tiene que ser de mucha calidad, ya que cualquier cosa que no sea así apagará a tu audiencia virtual. Nadie quiere ver una retransmisión borrosa ni interactuar en una reunión que se retrasa con frecuencia. Ni que decir tiene: Asegúrate de que la conexión a Internet es excelente, siendo 1 GB la velocidad óptima si la conexión no se comparte entre diferentes salas o eventos. Si se comparte, tendrás que invertir para alcanzar una velocidad mayor.
- Equipo técnico
El equipo técnico es otro requisito previo para celebrar con éxito eventos híbridos. Lo esencial es contar con cámaras HD para grabar el evento, micrófonos de solapa para hacer audibles a los oradores principales y micrófonos de estudio para mejorar las interacciones virtuales. También necesitarás una configuración de iluminación LED para garantizar una iluminación adecuada y trípodes para mantener las cámaras estables. Necesitarás una plataforma de streaming ya sea propia de tu software de gestión de eventos, como la que ofrece EventsCase, u otras como Zoom o Vimeo, ya que las utilizarás para transmitir tu evento a, con suerte, miles de personas.
2. Éxito del evento híbrido: Las mejores prácticas
A continuación exponemos algunas de las mejores prácticas que garantizarán el éxito de tus eventos híbridos:
- Colabora con los partners de la venue
Trabajar conjuntamente con tus partners de la venue te ayudará a asegurarte de que dispondrás de la mejor conexión a Internet y de los mejores equipos, así como de un diseño optimizado para las interacciones en línea, con pantallas en el escenario y salas para sesiones privadas.
- Realiza comprobaciones técnicas hasta el último segundo posible
Quieres evitar fallos técnicos, como el colapso tecnológico que empañó el inicio de la conferencia virtual del gigante del software SAP en junio. Para ello, realiza comprobaciones técnicas con la mayor frecuencia posible para asegurarte de que todo funciona y está bien configurado.
- Prepara contenidos que perduren en el tiempo
Una de las ventajas de los eventos híbridos es que los contenidos pueden diseñarse para su uso a la carta, lo que permite a los asistentes consultarlos incluso después de la conclusión del evento. Por ello, graba las sesiones y configura su uso on-demand. Prepara módulos y actividades y hazlos accesibles en la web. Mantén abiertos los chats de las sesiones como centro de recursos.
3. Preparar a la nueva generación
Este futuro centrado en lo híbrido exigirá una recalibración de las habilidades de quienes quieran entrar en el sector y de quienes ya estén en él, para que no se amplíe la brecha de habilidades entre los gestores de eventos expertos en tecnología y los que no lo son. En particular, los conocimientos digitales serán muy importantes, dada la creciente importancia de, por ejemplo, las redes sociales en la planificación de eventos. Por ejemplo, Facebook y Twitter se utilizan cada vez más para impulsar la participación en los eventos y comercializarlos, mientras que el E-mail marketing se utiliza para invitar a los participantes.
Por cierto, este cambio masivo en la forma de planificar y publicitar los eventos se refleja en la forma en que se imparten los cursos de marketing modernos en la universidad. Por ello, los estudiantes universitarios de hoy en día que cursan una licenciatura en marketing están en una posición única para triunfar más adelante en el sector de los eventos, ya que habrán aprendido a desarrollar campañas tradicionales y digitales que lleguen al público a través de diversas plataformas, combinando estrategias de marketing con tecnologías avanzadas.
Este enfoque de futuro combinado con los principios empresariales tradicionales también preparará a los futuros actores del sector para afrontar los retos no solo con creatividad, pasión e ingenio, sino también con un alto nivel de habilidad tecnológica.
Esto no quiere decir que los protagonistas actuales del sector no puedan adaptarse. En el futuro habrá una mayor demanda de gestores de eventos digitales, es decir, de personas con conocimientos técnicos que acompañen a su experiencia en la gestión de eventos. Esta mezcla de conocimientos de la vieja escuela y de la nueva les permitirá crear experiencias digitales que puedan mantener el interés del público. La más importante de estas habilidades modernas es el conocimiento técnico, que se puede aprender a través de la capacitación digital.
Una forma de garantizar la actualización digital es asistir a seminarios web y conferencias online centrados en la tecnología, como los que ofrecen regularmente Cision, AdWeek y Hubspot. También puedes hacer un curso online en Coursera y Udemy, conocidas plataformas de aprendizaje que ofrecen cursos certificados sobre marketing en medios digitales, redes sociales y publicidad digital. También puedes optar por obtener un título real en marketing moderno, medios digitales o cualquier curso de grado centrado en la tecnología. De este modo, aprenderás las habilidades digitales necesarias para convertirte en un gestor de eventos digitales de éxito, pero con la comodidad añadida de hacerlo en tu propio tiempo.
Con el tiempo, la demanda de gestores de eventos digitales se cubrirá con personas que conozcan los entresijos del sector. Este desarrollo potencial, junto con la posible afluencia de caras nuevas con formación en medios digitales, seguramente marcará el comienzo del futuro híbrido de la industria con una nota positiva.
