Saber por qué se celebra un evento en particular, y luego poder medir objetivamente los resultados en función de los criterios iniciales, es un elemento crucial de la organización del evento y, sin embargo, es la parte que a menudo se pasa por alto una vez finalizada la emoción del evento. Antes de IBTM World 2018, le hicimos la siguiente pregunta a dos de nuestros expertos en ROI que estarán en el evento este año:
P: ¿Cuáles son sus principales consejos para medir el retorno de la inversión en los eventos?
David Chalmers, Director Senior de Marketing, Cvent, Europa
Sea claro en lo que quiere obtener del evento. ¿Su objetivo es dar a conocer un nuevo producto? ¿O para impulsar nuevos prospectos y desarrollar prospectos? Cualquiera que sea la razón, la claridad es vital desde el principio.
Participe con sus objetivos antes de crear el evento. Averigüe lo que la audiencia realmente quiere de un evento, de modo que usted tenga un conjunto de criterios con los cuales medir el éxito de su evento después. Investigación a través del correo electrónico y los medios de comunicación social también. ¿Qué formato provoca la mejor reacción? ¿Qué les entusiasmará de asistir a un futuro evento, son los oradores principales o un panel de discusión?
Siga, siga y siga! Considere la posibilidad de obtener comentarios en tiempo real enviando un formulario a través de una aplicación móvil. Esto le permite evaluar posteriormente qué tan bien sus participantes sintieron que sus necesidades (que usted ya ha predefinido) fueron satisfechas por el evento.
Asegúrese de que los datos que capturó de sus asistentes se envían a su sistema CRM para que su equipo de ventas pueda hacer un seguimiento de los clientes potenciales con información personalizada. Este tipo de información detallada puede proporcionarle información útil para ayudarle a perfeccionar futuros eventos y asegurar un retorno de la inversión aún mejor.
Monetizar los'nos'. Incluso si los delegados no pueden asistir a un evento, es importante averiguar por qué y ver esto como una oportunidad perfecta para comprometerse con ellos e incluso crear nuevas pistas de negocio. Asegúrese de que el sistema de registro esté integrado con el sistema CMS de la empresa. De este modo, podrá empezar a recopilar información personalizada sobre clientes y clientes potenciales, lo que le ayudará a adaptar los eventos futuros y significa que incluso aquellos que no puedan asistir a su evento podrán contribuir a un retorno de la inversión positivo.
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Ilka Dzeik, Senior Partner, Event ROI Institute Europe
Los planificadores de eventos suelen conocer al dedillo sus procesos de planificación y ejecución de la logística de eventos y a menudo miden la satisfacción con el programa y la organización general. Pero sigue siendo un reto para ellos demostrar su contribución a los objetivos empresariales de su organización. Aquí hay algunos consejos sobre cómo demostrar el verdadero valor y el retorno de la inversión de las reuniones y eventos.
1. Saber cómo calcular el retorno de la inversión
El ROI es una medida que muestra la rentabilidad de su evento. Se calcula restando el costo total de su evento del impacto monetario total y luego se divide entre el costo total del evento. El resultado se expresa como un porcentaje.
(Impacto Monetario Total - Costo Total del Evento) ÷ Costo Total del Evento] X 100 = ROI
La mayoría de las empresas quieren aumentar sus ingresos o reducir sus costes organizando o participando en un evento. Pero hay otros eventos en los que el ROI puede expresarse por su contribución a una determinada misión, por ejemplo, de una organización o asociación sin ánimo de lucro.
2. Definir objetivos mensurables antes de la medición
Muchos planificadores de eventos miden el éxito del evento después de que éste ha terminado. Pero la medición comienza con la definición de objetivos mensurables. Ser preciso y establecer criterios concretos de éxito como punto de referencia.
3. Fijar primero los objetivos de impacto en el negocio
Identificar el principal impacto comercial de su evento, junto con su cliente o partes interesadas internas. ¿Qué papel juega su evento dentro de otras iniciativas para lograr esto? ¿Aumenta las ventas o disminuye los costos o, por ejemplo, recaudará fondos aumentando la conciencia de su misión?
4. Defina lo que desea que sus participantes hagan para obtener un retorno de la inversión positivo.
Los eventos tienen que ver con cambiar o reforzar el comportamiento de los participantes. Las emociones no son suficientes, tienen que hacer algo que cree valor para los grupos de interés. Probablemente tenga varias categorías de asistentes, así que necesita hacer una lista de las acciones que desea que cada uno de ellos tome. Entonces pregúntate: ¿Por qué no lo hacen ya??
5. Definir el aprendizaje requerido que conduce a la acción deseada
¿Cuáles son las barreras que impiden a los participantes mostrar el comportamiento deseado? ¿Necesitan información, o para conectarse con su personal u otros asistentes, o necesita cambiar la forma en que piensan acerca de su marca? Recopilar los comentarios de los participantes para averiguar si aprendieron algo nuevo de valor para su trabajo, si cambiaron su actitud o si desarrollaron relaciones.
6. Crear un entorno de aprendizaje basado en la experiencia para obtener buenos resultados de aprendizaje.
Los objetivos de aprendizaje no pueden separarse del entorno en el que se produce el aprendizaje. El ambiente de la sala, la comida, el tiempo para relacionarse, el contenido relevante y los formatos de presentación interactiva son factores importantes que influyen en un buen ambiente de aprendizaje y se miden por el nivel de satisfacción de los participantes. Aprender a través de los cinco sentidos abre las mentes y ayuda a los participantes a comprender, recordar y finalmente aplicar lo que han aprendido para obtener un ROI positivo.
La sesión de la Conferencia Mundial IBTM de Ilka está dedicada a "Hacer que la medición de eventos sea significativa". Para más información, haga clic aquí (https://www.ibtmworld.com/en/Sessions/65843/Proving-event-value-made-easy)