Las mediciones psicológicas de la experiencia, la conducta y el rendimiento de los asistentes a las reuniones constituyen el eje de la Meeting Audit de Meetology® Group, que está diseñada para ayudar a las organizaciones a crear reuniones más efectivas.
La Meeting Audit (auditoría de reuniones) es el último producto que ha lanzado el Meetology® Group como parte del proceso de ampliar su cartera basándose en la psicología y la ciencia conductual que hay tras las reuniones efectivas y cada uno de los tres grupos de clientes objetivo ya están utilizándolo.
Disponible en tres versiones adaptadas a empresas, espacios y organizadores, la Meeting Audit ha sido desarrollada por un equipo de eminentes psicólogos de la Universidad del West of England que trabaja con el Meetology® Group, que han creado un proceso de auditoría de cuatro pasos:
- Medición: la experiencia y el rendimiento de los asistentes
- Generación de informes: sobre la experiencia y el rendimiento de los asistentes para el cliente
- Recomendaciones: cambios psicológicos validados afectando a varios aspectos de la reunión
- Evaluación: el impacto de las recomendaciones después de haber sido implementadas utilizando el mismo proceso de medición
Antes de su lanzamiento oficial, el producto ya había despertado un gran revuelo y, como resultado, se han llevado a cabo auditorías en tres sectores:
- Empresas – Reflex Nutrition (volumen de negocio de 11£ millones) está utilizando la auditoría para cuantificar lo que invierte en las reuniones y el valor que obtiene de ellas.
- Espacios – la auditoría ya se puede utilizar para eventos que se celebran en Barbican, el centro combinado de arte y conferencias más grande de Europa.
- Congresos – el WYSTC, un congreso de turismo juvenil que se celebró en Sídney (Australia) el pasado mes de septiembre, con 700 delegados, se está auditando actualmente.
Jon Bradshaw, director general del Meetology® Group, explicó: "La psicología y la ciencia conductual pueden ayudar a aquellas personas involucradas en la organización de reuniones efectivas a crear un referente para las mejores prácticas. Por poner un ejemplo, pueden favorecer una mejor comprensión del impacto del diseño físico sobre el rendimiento de los asistentes –se encuentren en una oficina, una sala de reuniones o un auditorio–, lo que permite a los organizadores evaluar lo que mejor funciona en una situación dada".
"La psicología y la ciencia conductual pueden ayudar a generar un cuestionario post-evento que aporte una percepción práctica y real. Los delegados no tiene a menudo tiempo para completar informes farragosos y, lo que acaso sea más importante, los organizadores no suelen poseer la capacidad para interpretar los datos. Nuestros psicólogos han diseñado un cuestionario que compara el rendimiento de los asistentes con su experiencia, y luego nos encargamos de interpretar los datos. Hemos diseñado el cuestionario de tal forma como para identificar los factores que tienen un impacto en los resultados; los clientes pueden entonces implementar mejoras en aspectos específicos como la interacción, la motivación, el aprendizaje o la creatividad. Es una buena herramienta para las organizaciones y estamos contentos de lo bien que funciona en la práctica".
El doctor Paul Redford, que lidera el equipo de psicólogos del grupo, comentó: "Obtener una percepción de cómo se siente la gente emocionalmente, además de su conducta y rendimiento, puede ser una forma mucho mejor de medir el éxito de una reunión que las encuestas de satisfacción tradicionales. Como psicólogo, entiendo que la conducta humana es central a las reuniones de empresa y me entusiasma comprobar cuánto valor podemos aportar a aquellas personas que las diseñan".
Bradshaw añadió: "El principal objetivo de la auditoría es establecer unos referentes y hacer un seguimiento de las mejoras en el rendimiento de las reuniones, basándonos en los consejos que nuestros asesores ofrecen al cliente. Nos ayuda a comprender mejor cómo el diseño de los eventos afecta a los asistentes y a establecer un modelo de mejores prácticas que contribuya a las mejoras continuas y al éxito".
