Los 50.000.000$ de pérdidas debidas a los delegados que reservan alojamiento fuera del bloque de habitaciones suponen por sí solas una gran merma en los ingresos de las reuniones anuales de las asociaciones médicas, además de provocar pérdidas millonarias para el sector.
ABTS Convention Services, una multinacional especializada en prestar servicios a asociaciones médicas en los EE.UU., ha lanzado "Support Associations, Book Official!" (¡Apoya a las asociaciones, reserva alojamiento oficial!), una campaña sectorial de concienciación diseñada para contrarrestar el desafío cada vez más grande que supone la reserva de alojamiento no oficial. El objetivo de la campaña es sensibilizar a las asociaciones, los organizadores profesionales, los hoteles y los participantes en las reuniones anuales sobre el impacto y las pérdidas económicas que ocasiona este problema para las asociaciones y las medidas que el sector en conjunto puede tomar para protegerse contra la reserva de alojamiento no oficial.
El impacto económico
La reserva de alojamiento fuera del bloque de habitaciones oficial tiene un impacto tanto directo a través de las cláusulas de penalización por habitaciones previamente contratadas no usadas como indirecto por la pérdida de poder de negociación. Al poder garantizar el uso de las bloques de habitaciones, las asociaciones tienen la oportunidad para negociar concesiones, tales como tarifas más ventajosas, servicios de catering más baratos, traslados aeroportuarios para VIPs, Internet gratuito, descuentos en la factura final, un servicio de traslados programados, etc. El alojamiento es un factor clave en dicha negociación y las reservas realizadas con hoteles no oficiales reducen el poder de negociación de las asociaciones, lo que encarece el coste de la reunión y dificulta su organización. Unos costes más altos por participante también se traducen en un menor número de asistentes, que a su vez supone una pérdida de ingresos no solo para las asociaciones, sino también para hoteles, restaurantes, empresas de transporte y la ciudad anfitriona.
Los reclamos de los hoteles no oficiales, frecuentemente no solicitados, a menudo confunden y decepcionan a los miembros, participantes y expositores, y también pueden acarrearles penalizaciones ocultas. Cuando los participantes reservan con un hotel no oficial, no tienen acceso a regalos de bienvenida, anuncios, traslados gratuitos, comidas gratuitas o más baratas, eventos de networking u otros acontecimientos que forman una parte importante de la experiencia de asistir a una reunión anual. Dichos participantes terminan a menudo pagando más en cuotas y transporte y llevándose una decepción.
Puesto que el uso de alojamiento no oficial se está convirtiendo en un gran problema para el sector, la campaña de concienciación de ABTS Convention Services se presentará ante los líderes del sector y a los asociados de ABTS, clientes, asociaciones, colegas y prensa a través de www.SUPPORTASSOCIATIONS.com, un sitio web interactivo diseñado para implicar a todo el sector. La web incluye un calculador que permite a las asociaciones, organizadores y cualquier otra parte interesada calcular sus pérdidas de ingresos y tomar medidas, compartiendo información con sus asociados, a fin de apoyar la campaña.
