Dix recommandations pour la planification, l'organisation et la tenue d'un événement :
- Innover, être créatif, penser différemment. Puisque la plupart de vos auditeurs auront déjà assisté à des douzaines de conférences et d'événements, rendez le vôtre mémorable.
- Veillez à ce que les participants socialisent et participent au réseautage, car l'un des principaux objectifs est de les aider à interagir et à apprendre à se connaître les uns les autres. Et comme il est toujours difficile de "briser la glace" et de rencontrer de nouvelles personnes, envisagez d'organiser des sessions dynamiques et/ou d'exploiter la puissance du "jeu" (Intégrer les mécanismes du jeu dans une réunion ou un événement pour le plaisir réel peut apporter force, impact et concentration).
- Apprenez à connaître votre public et adaptez le message et le contenu de l'événement à lui. Les personnes qui assistent à votre événement sont vos clients, vous devez donc bien les connaître afin de leur offrir une expérience à la hauteur de leurs attentes. De plus, vous devriez toujours prévoir une période de questions après chaque présentation ou séance.
- Si vous avez peu ou pas d'expérience dans la planification d'événements, que vous vous associez à un professionnel qualifié ayant une longue histoire de succès dans l'industrie et que vous avez de l'expérience mais que vous ne voulez pas dépenser d'argent pour engager un professionnel, il existe littéralement des milliers d'outils sur le Web conçus pour vous aider à planifier chaque aspect de votre événement.
- Établit des objectifs et des méthodes clairs pour mesurer le succès et le rendement du capital investi (RCI).
- Quand il s'agit de choisir un lieu, vérifiez leur réseau Wi-Fi. Avoir le Wi-Fi ne signifie pas qu'il s'agit d'un réseau robuste et fiable. Et en parlant d'Internet, si vous ne pouvez pas l'offrir gratuitement aux participants, songez à fournir une bande passante de base gratuite et, pour ceux qui en ont besoin, un service payant de qualité.
- Inclure des initiatives durables ou RSE dans le programme de l'événement : malgré l'effort supplémentaire, vous serez surpris de constater à quel point elles sont importantes pour un nombre croissant de personnes.
- Dès qu'une décision ferme est prise d'organiser l'événement, assurez-vous qu'un site Web attrayant et informatif sur l'événement soit lancé dans les plus brefs délais (y compris les versions PC, mobile et tablette) et mis à jour régulièrement ; Internet est l'outil marketing le plus puissant dont vous disposez.
- Il exploite le pouvoir des médias sociaux pour promouvoir l'événement avant qu'il n'ait lieu et pour prolonger sa durée de vie par la suite.
- Enregistrer des vidéos de l'espace d'exposition, avec des interviews des exposants et des visiteurs, qui peuvent ensuite être affichées sur le site officiel de l'événement, ainsi que sur leur profil sur les médias sociaux, afin de montrer aux personnes qui n'ont pas pu assister à ce qu'elles ont manqué.
Les 10 choses à ne pas faire lors de l'organisation d'un événement
Dix erreurs qu'il ne faut pas commettre dans la planification, l'organisation et la tenue d'un événement :
- Ne payez pas pour l'accès Internet, le stationnement ou le déjeuner, car ces frais supplémentaires sont très irritants. Les participants détestent avoir à payer séparément pour l'accès Internet, le stationnement, le café, etc., alors assurez-vous que les frais d'inscription couvrent tout.
- Ne vous contentez pas de parler de vous et/ou de la beauté de votre événement, car son succès dépendra en grande partie des délégués/assistants/invités et c'est pourquoi vous devez le souligner.
- N'allez pas trop loin avec la maxime "faire plus avec moins". S'il n'y a pas de budget pour organiser un événement en face à face, organisez un événement virtuel ; c'est toujours mieux que de donner une mauvaise impression ; et n'acceptez pas toujours le budget le moins cher pour louer un espace ou louer des services. Comme pour les voitures d'occasion, le moins cher n'est presque jamais le meilleur.
- N'oubliez pas d'informer les participants si vous décidez de mettre en œuvre des initiatives durables ; leur participation active est très importante.
- N'oubliez pas d'interroger les participants sur leurs besoins alimentaires ; lors de grands événements internationaux, il y aura sûrement des végétariens, des personnes avec des restrictions alimentaires pour des raisons religieuses ou de santé, etc.
- Ne comptez pas uniquement sur les bénévoles pour combler les besoins en personnel de votre événement. Bien qu'ils soient habituellement très disposés à vous aider, vous aurez aussi besoin d'une équipe de professionnels compétents et fiables.
- Ne choisissez pas toujours un espace à la mode mais bruyant pour vos événements de réseautage ; beaucoup de gens veulent vraiment se faire entendre au-dessus de l'encombrement ; et n'organisez pas de programmes sociaux sans options, car tout le monde n'aime pas le paintball ou le yoga.
- N'improvisez pas le jour de l'événement ; presque personne ne vous remerciera.
- Ne surchargez pas les participants avec trop de documents imprimés. À l'ère d'Internet, l'information sur papier est déjà désuète et finira sûrement dans la poubelle de toute façon.
- N'oubliez pas de faire un suivi après l'événement ; le feedback est vital pour le succès de l'événement.
Phase préalable à l'événement
- Déterminer l'objectif principal de l'événement.
- Identifier le public cible et décider du message à transmettre.
- Décidez qui réalisera la planification de l'événement, c'est-à-dire si elle se fera en interne ou en externe.
- Présélectionnez au moins deux dates pour la célébration de l'événement.
- Établir un programme (ordre du jour préliminaire) pour l'événement.
- Définir la stratégie promotionnelle, s'il y a lieu.
- Si l'organisation doit être externe, préparer une demande de budget détaillée.
- Envoyez un premier avis aux participants potentiels.
Organisation externe
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Étudiez les propositions avant d'embaucher.
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Tenir (en personne, par vidéoconférence, etc.) une réunion avec l'agence événementielle sous contrat pour finaliser les détails.
- Etre en contact permanent avec l'agence contractuelle.
Organisation interne
- Concevoir un programme détaillé pour l'organisation préliminaire, identifier et assigner les tâches.
- Choisissez l'espace et faites une visite d'inspection, surtout si vous ne connaissez pas le lieu et/ou la destination. Assurez-vous que l'espace dispose de tout ce dont vous avez besoin : audiovisuel, Wi-Fi, personnel auxiliaire, restauration, etc. Sinon, dressez une liste des choses et/ou des personnes à embaucher.
- Négocier les tarifs pour l'hébergement, le personnel auxiliaire, la nourriture, le transport et l'hébergement, la nourriture, les activités additionnelles (conjoint et loisirs, divertissement, etc.), le cas échéant.
- Concevoir, développer et lancer un site Web adapté avec un système d'inscription et, le cas échéant, une application pour l'événement. Il peut être nécessaire de faire appel à une société spécialisée pour effectuer les deux tâches.
- Tenez le site Web à jour avec du contenu récent (avis, nouvelles, vidéos, etc.).
- Embaucher des conférenciers d'honneur et envoyer des invitations à la presse
- Envoyez un deuxième avis aux participants potentiels, y compris des renseignements détaillés sur l'événement et, le cas échéant, sur la procédure d'inscription.
- Commencez à préparer les formulaires, si nécessaire.
- Assurer l'événement (au moins contre la responsabilité civile) et la sécurité du contrat, si nécessaire.
- Préparez un plan pour les situations imprévues.
- Dressez la liste définitive des participants quelques semaines avant l'événement.
- Confirmez toutes les réservations et vérifiez tous les détails.
- Précisez la procédure d'inscription sur le site, le cas échéant.
Contrôles a posteriori
- Fermez les comptes.
- Remerciez les commanditaires, les conférenciers, les personnalités, etc. pour leur collaboration.
- Publier des photos, de courtes vidéos et des témoignages sur le site Web de l'événement afin de maintenir l'intérêt pour l'événement.
- Commencez à planifier la prochaine édition.
N'oubliez pas de nous appeler ou d'écrire à info@eventplannerspain.com si vous avez besoin d'aide pour demander des devis aux meilleurs fournisseurs pour votre événement en Espagne.