Les initiales DMC, au cas où quelqu'un se poserait la question, viennent du nom "Destination Management Company". Comme il l'indique, il s'agit d'une entreprise spécialisée dans une seule destination, ou du moins elle devrait l'être. Il existe de nombreux DMC en Espagne, nouveaux ou anciens, locaux ou nationaux, bilingues ou multilingues, etc.
Comment savoir si une entreprise ou une agence sortante, ou plus précisément l'organisateur de l'événement, doit faire appel aux services d'un DMC ou s'il vaut mieux essayer d'organiser personnellement tout le séjour de votre groupe ?
Pour le savoir, procédons à l'analyse des avantages et des inconvénients de l'embauche d'un DMC pour notre événement.
Commençons par les inconvénients. Ou plus que des inconvénients, je dirais des avertissements et des conseils à prendre en compte lors du choix d'une DMC pour éviter les éléments suivants :
- Les DMC travaillent avec leurs fournisseurs sur la base de commissions ou de prix spéciaux auxquels ils peuvent ajouter toute marge qu'ils jugent appropriée. Il peut y avoir une différence de prix importante entre eux en fonction de la marge qu'ils ont fixée. Il n'est donc pas impossible pour une personne de soumettre une proposition avec un prix plus élevé que celui qu'elle pourrait obtenir en contactant directement le fournisseur. Nous vous recommandons, si vous ne disposez pas d'un DMC fiable, de contacter au moins 3 agences afin de comparer les prix et le contenu.
- Les DMC, en particulier celles qui sont spécialisées dans une destination, peuvent avoir de meilleures relations avec une équipe qu'une autre, ou de meilleures conditions tarifaires avec un fournisseur particulier ou tout autre intérêt à amener plus de clients dans un espace pour une raison quelconque. Ainsi, leurs suggestions peuvent parfois manquer d'objectivité. Donc, encore une fois, nous vous conseillons de demander plusieurs propositions.
- Comme nous l'avons indiqué précédemment, les revenus de ces agences proviennent des commissions ou des marges qu'elles ajoutent aux services contractés par leur intermédiaire. Il est donc naturel qu'ils essaient d'intervenir dans absolument tout ce qui a trait à l'événement : hôtel, transport, activités, sorties, célébrations, cadeaux, divertissements et bien plus encore.
- De nombreuses DMC, généralement situées dans les principales grandes villes, tentent de couvrir l'ensemble du territoire national. Elles ne sont donc pas vraiment spécialisées dans les destinations où elles ne disposent pas de bureau ou de professionnels d'origine locale. Il est important de vous assurer que vous contactez les agences spécialisées situées dans la région où vous prévoyez d'emmener le groupe.
Nous allons maintenant énumérer quelques-uns des nombreux avantages offerts par un DMC :
- Un gain de temps indéniable puisqu'avec une simple demande précisant les services pour lesquels une assistance est requise, le planificateur d'événements peut recevoir les idées, les options, les prix de tout dans un seul document et en 24 heures en moyenne, 48 au maximum.
- Le domaine de la destination dont dispose le DMC offre de multiples avantages : la possibilité de découvrir et de connaître des sites spéciaux et exclusifs difficiles d'accès, une évaluation plus ou moins objective des sites et des fournisseurs, un très large réseau de contacts, la conception d'un événement personnalisé et donc la sécurité de pouvoir profiter au mieux de la destination.
- Un DMC garantit un soutien et un contact 24 heures sur 24 qui assure la parfaite réalisation du programme, des horaires depuis l'arrivée du groupe jusqu'au départ.
- Grâce à son expérience des différents lieux et groupes avec lesquels il a déjà travaillé, un DMC a la capacité d'optimiser toutes les ressources, tant matérielles qu'humaines, pendant le séjour du groupe à destination.
- Une équipe locale est habituée à traiter des demandes inattendues de dernière minute, ainsi qu'à gérer une situation de crise grâce à son savoir-faire et à l'énorme quantité de contacts mentionnés ci-dessus, qui serviront à offrir des solutions valables et rapides.
- De nombreuses DMC disposent d'une équipe internationale et multilingue, ce qui facilite grandement la communication entre le client et les différents fournisseurs. Un seul interlocuteur qui parle votre langue pour tout ce qui concerne le séjour du groupe et tous les services contractés.
- Depuis un certain temps, les DMC offrent la possibilité d'économiser le montant total de la TVA sur les services que les entreprises ont contractés avec elles. Il peut donc être encore moins coûteux de faire appel à leurs services que de s'en passer et d'organiser l'événement directement avec les différents fournisseurs.
- Et la liste des avantages ne s'arrête pas là.
En bref, nous sommes convaincus que le choix d'un bon DMC local, avec son expérience, ses références, une équipe dynamique et multilingue, facilite infiniment la tâche du planificateur d'événements et réduit le stress de la planification et de l'organisation d'un événement MICE, quelle que soit la destination. En d'autres termes, c'est une garantie de succès.
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