Las iniciales DMC, por si alguien se lo pregunta, vienen de la denominación “Destination Management Company”. Tal y como indica, es una empresa especializada en un destino, o al menos debería serlo. Hay multitud de DMCs en España, nuevas o antiguas, locales o nacionales, bilingües o multilingües, etc etc.
¿Cómo saber si una empresa o una agencia outgoing, o concretamente el Event Planner debería contar con los servicios de un DMC o mejor intentar organizar toda la estancia de su grupo personalmente?
Para descubrirlo, procedamos a analizar las ventajas y desventajas de contratar a un DMC para nuestro evento.
Empecemos por los inconvenientes. O más que inconvenientes, diría advertencias y consejos a tener en cuenta a la hora de elegir un DMC para evitar que pase lo siguiente:
- Los DMC trabajan con sus proveedores en base a comisiones o precios especiales a los que les pueden añadir el margen que consideren oportuno. Puede haber una diferencia de precio importante entre unos y otros según el margen que hayan puesto. Por lo tanto, no es imposible que alguno presente una propuesta con precio más altos a los que podría conseguir contactando al proveedor directamente. Recomendamos, en el caso de no tener un DMC de confianza, contactar con un mínimo de 3 agencias para poder comparar precios y contenido.
- Los DMC, particularmente los que se especializan en un destino, pueden tener una mejor relación con un equipo que con otro, o mejores condiciones tarifarias con un proveedor en concreto o cualquier otro interés en llevar más clientes a un espacio por el motivo que sea. Con lo cual, sus sugerencias algunas veces pueden carecer de objetividad. Por lo que nuevamente, nuestro consejo es el de pedir varias propuestas.
- Tal y como indicábamos anteriormente, los ingresos de estas agencias provienen de las comisiones o márgenes que les añaden a los servicios contratados a través de ellos. Por lo tanto, es natural que intenten intermediar en absolutamente todo lo que tenga que ver con el evento: hotel, transporte, actividades, salidas, celebraciones, regalos, animación y mucho más.
- Muchos DMCs, generalmente ubicados en las principales grandes ciudades, pretenden abarcar la totalidad del territorio nacional, por lo que no están realmente especializados en los destinos en los que no tienen oficina ni profesionales de origen local. Es importante asegurarse de contactar con agencias especializadas y ubicadas en la región donde se planea llevar el grupo.
Procedemos ya a enumerar algunas de las muchas ventajas que ofrece un DMC:
- El ahorro indiscutible de tiempo ya que con una simple petición en la que se especifican los servicios para los que se requiere asistencia, el Event Planner puede recibir ideas, opciones, precios de todo en un mismo documento y en una media de 24 horas, 48 como gran máximo.
- El dominio del destino que posee el DMC ofrece múltiples ventajas: la oportunidad de descubrir y conocer sitios especiales y exclusivos de difícil acceso, una valoración más o menos objetiva de los lugares y proveedores, una red de contactos muy amplia, el diseño de un evento personalizado y por lo tanto la seguridad de poder disfrutar del destino de la mejor manera posible.
- Un DMC garantiza un apoyo y un contacto las 24 horas y que asegura el perfecto cumplimento del programa, horarios desde la llegada del grupo hasta la salida.
- Gracias a su experiencia con los distintos lugares y grupos con los que han trabajado anteriormente, un DMC tiene la capacidad de optimizar todos los recursos, tanto materiales como humanos durante la estancia del grupo en el destino.
- Un equipo local está acostumbrado a gestionar peticiones inesperadas, de último minuto, así como manejar una situación de crisis gracias a su saber-hacer y la enorme cantidad de contactos que mencionábamos anteriormente y que servirá para ofrecer soluciones válidas y rápidas.
- Muchos DMC cuentan con un equipo internacional y multilingüe, lo cual facilita enormemente la comunicación entre el cliente y los distintos proveedores. Un solo contacto que hable su idioma para cualquier cosa que tenga que ver con la estancia del grupo y todos los servicios contratados.
- Los DMC ofrecen, desde hace algún tiempo, la posibilidad de ahorrar el importe de la totalidad del IVA de servicios que las empresas hayan contratado con ellos. Por lo tanto, contratar sus servicios puede resultar incluso más económico que prescindir de ellos y organizar el evento directamente con los distintos proveedores.
- Y la lista de ventajas sigue y sigue.
En definitiva, creemos firmemente que, la elección de un buen DMC local, con experiencia, referencias, un equipo dinámico y multilingüe, facilita infinitamente la tarea del Event Planner y reduce el estrés que supone la planificación y la organización de un evento MICE, sea cual sea el destino. Dicho de otra manera, es una garantía de éxito.
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