Ya han quedado atrás los tiempos cuando los organizadores de reuniones dependían de las notas manuscritas en un plano de planta durante la inspección in situ de las instalaciones de un espacio. En la actualidad existen varias aplicaciones móviles gratuitas que hacen que la tarea de documentar lo visto y de anotar asuntos específicos sea más fácil, rápida y sustancialmente más completa.
Evernote
Evernote es la aplicación idónea para las inspecciones in situ. Utilizando sus teléfonos inteligentes o tabletas, los organizadores pueden tomar fotos de las instalaciones y notas de audio e insertar textos. También se sincroniza automáticamente con otros dispositivos (ordenador portátil, teléfono, tableta y la Web).
Entre sus funciones permite:
- Sincronizar todas las notas en todos los dispositivos que utilizas.
- Tomar fotografías y enlazarlas con dichas notas.
- Grabar notas de voz y audio.
- Crear y editar notas de texto y listas de tareas y de asuntos pendientes.
- Buscar textos dentro de imágenes.
- Guardar, sincronizar y compartir archivos.
- Organizar las notas por cuadernos y etiquetas.
- Enviar notas por correo electrónico a la cuenta de Evernote, así como guardar tuits en ella.
- Compartir notas con colegas vía Facebook y Twitter.
Durante una inspección in situ se puede utilizar esta aplicación para, entre otras cosas, tomar fotos de las instalaciones y grabar comentarios de voz. Una vez terminada la inspección, se puede acceder a la misma cuenta de Evernote vía una tableta o portátil para añadir comentarios de texto. Toda esta información se puede compartir inmediatamente con compañeros de trabajo que tengan acceso a dicha cuenta. Precio: gratis para iOS (Apple), Android, Blackberry, Windows Mobile y WebOS y vía la Web.
Speedtest
¿Quieres saber la velocidad de la conexión a Internet (alámbrica o inalámbrica) de una sala de reuniones, el vestíbulo o la habitación de un hotel? Esta herramienta gratuita y fácil de usar toma una instantánea de las velocidades de carga y descarga de una conexión a Internet. Hay que recordar que se trata de una instantánea ya que las conexiones compartidas a Internet están en función del número de usuarios simultáneos. No obstante, es un buen punto de partida. Precio: gratis para iOS, Android, Windows Mobile y WebOS.
MagicPlan
Con MagicPlan se puede medir una sala de reuniones u otro espacio y, casi por arte de magia, crea un plano de planta a partir de fotos. Luego se puede guardar el plano en formato PDF, JPG o DXF. Precio: gratis para iOS con marcas de agua. Las opciones de pago permiten guardar imágenes sin marcas de agua a un coste de entre 1,50 y 2.99$ por plano.
TechSpec
TechSpec es una aplicación gratuita que crea listas de comprobación para hoteles que analiza la capacidad tecnológica de espacios para reuniones, vestíbulos/zonas comunes y habitaciones, con una escala de clasificación ponderada. Fue desarrollado por Jim Spellos y yo con el apoyo de QuickMobile. Precio: gratis para teléfonos y tabletas con el sistema operativo iOS o Android.
Estas aplicaciones son solo algunas de las muchas maneras en las que la tecnología móvil está transformando la forma en la que los organizadores profesionales trabajan para ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
Corbin Ball, CMP, CSP, es ponente profesional y asesor en el campo de la tecnología para eventos. Con 20 años de experiencia en la gestión de grandes eventos tecnológicos internacionales, ahora ayuda a la gente de todo el mundo a utilizar la tecnología para ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Para contactar con él, visite su sitio web: www.corbinball.com; y/o sígale en Twitter: www.twitter.com/corbinball.
