Mientras que todas las habilidades abajo expuestas, basadas en los resultados del reciente estudio FutureWatch 2010, pueden ser valiosas para los profesionales de innumerables sectores, son absolutamente imprescindibles para aquéllos que busquen triunfar en el sector de congresos y reuniones durante el año en curso, marcado por una recuperación económica aún débil que, no obstante, invita a cierto optimismo.
Sé buen narrador
Puesto que algunas organizaciones siguen debatiendo sobre si deben o no celebrar reuniones, el organizador que quiere alcanzar el éxito en 2010 ha de poder convencer a la dirección del indiscutible valor del formato presencial.
Para lograr dicho objetivo, debes compartir con tus clientes los datos más notables de los estudios y las fuentes profesionales más relevantes del sector (por ejemplo, que los eventos generan el mayor ROI de marketing). Familiarízate con los datos que mejor se apliquen a la reunión o evento para el que es necesario obtener luz verde o, en el peor de los casos, que intentas evitar que se cancele. Proporciona a la dirección los detalles de cada evento, incluyendo el ROI asociado o previsto.
Incluso al concluir un evento, hay todavía más que contar. Utiliza algún tipo de referencia objetiva para medir el ROI o, alternativamente, demuestra el valor de la reunión –una práctica que ha implementado ya más del 70% de las organizaciones– para asegurarte de que todo salga a pedir de boca.
Sé flexible
En 2010, el organizador de reuniones ha de ser capaz de arreglárselas y triunfar con muy poca antelación; mucho menos que en ningún otro momento en los últimos tiempos. Debido a un mayor control presupuestario, las demoras por parte de las empresas y los clientes en tomar decisiones conllevan gestiones de última hora potencialmente más costosas.
Dichas demoras en la toma de decisiones sobre cuestiones presupuestarias influyen en gran medida en la elección del lugar de celebración; a ese respecto, el coste y la flexibilidad son los criterios más importantes.
Y la flexibilidad también afecta a los términos y condiciones contractuales, por lo que hay que aprovechar al máximo las relaciones profesionales, ya que los proveedores confirman que las negociaciones contractuales se han vuelto más duras para garantizar más protección contra las cancelaciones para los organizadores. Ahora es necesario invertir más tiempo, esfuerzo e incluso dinero en estas relaciones, que según los proveedores son lo que realmente impulsa el negocio.
Saca el máximo provecho de la siguiente llamada en frío –una tercera parte de los proveedores y una sexta parte de los organizadores están aumentando sus esfuerzos de ventas y marketing– ya que esa nueva relación podría convertirse en un salvavidas de última hora.
Gestiona las reuniones más eficazmente
Mediante una mayor eficacia y productividad, en 2010 el organizador profesional ha de aprender hacer más sin que esto repercuta negativamente en la calidad del servicio. Hay más demanda en cuanto al número global de reuniones, respecto al año pasado; con un aumento del 21% impulsado por el creciente optimismo en el sector y debido a la reprogramación en 2010 de reuniones que se cancelaron o se pospusieron en 2009. Este crecimiento, aún siendo bienvenido, no ha estado acompañado por un aumento proporcional en el presupuesto o el personal de los eventos; el gasto por reunión ha caído en un 3,5% y el 13% de las organizaciones no tiene suficiente personal.
Asimismo, se busca más valor, así que procura que los eventos que organizas tengan un mayor contenido formativo, impartido de forma más atractiva y económica. Descarta a aquellos aburridos ponentes con sus presentaciones PowerPoint e implementa conceptos híbridos presenciales/virtuales que brinden oportunidades para la formación rápida y la gratificación inmediata. El dominio de las opciones tecnológicas y herramientas de networking social más disponibles y económicas aporta aún más valor y eficacia mediante las oportunidades de formación, marketing, networking y minería de datos. One+
MICHAEL PINCHERA es editora asociada de One+.
