Estamos viviendo una época muy emocionante. El ritmo del cambio se acelera con la llegada de miles de ideas, aplicaciones e innovaciones para ayudar a los organizadores de reuniones, expositores y otras personas relacionadas con el sector, a hacer su trabajo mejor.
Este resumen anual cubre muchas de las principales tendencias en el sector para el año que viene.
1.- La presencia de las aplicaciones móviles se ha generalizado en los eventos y seguirá ampliándose en 2015
Como predije en un artículo mío titulado "Resumen de tendencias tecnológicas para 2004", un tema sobre el que me explayé luego en "Diez tendencias tecnológicas a seguir en 2010 en el sector de congresos y reuniones" y abordé en varios artículos posteriores, los dispositivos móviles han tenido un enorme impacto en los eventos.
Actualmente, casi todo el mundo, incluyendo a las personas tecnológicamente atrasadas, posee un teléfono inteligente. El uso de los móviles en los eventos ha aumentado exponencialmente y los proveedores de aplicaciones para eventos están ampliando y refinando las opciones.
Mucho de este desarrollo se ha centrado en la sustitución de procesos existentes:
- Los programas, agendas, listas de participantes, guías del expositor y/o apuntes de cursos impresos.
- Los mandos de votación y las encuestas impresas.
- La señalética y los mapas.
Además, las aplicaciones para eventos han mejorado otros procesos:
- El networking en los medios sociales en el lugar de celebración del evento.
- Las alertas o anuncios segmentados.
- El envío de mensajes, la concertación de citas y el intercambio de datos de contacto entre los participantes.
- Las oportunidades de networking y para encontrar a personas con intereses afines.
- Las aplicaciones de gamificación integradas.
Sin embargo, las aplicaciones móviles para eventos no solo sirven para mejorar procesos existentes. También sirven para proporcionar servicios completamente nuevos, como se verá en las siguientes dos tendencias.
2.- BLE (Bluetooth de bajo consumo) e los iBeacons aportarán a los organizadores y participantes una amplia gama de nuevas opciones
En mi artículo titulado "Diez tendencias tecnológicas a seguir en 2010 en el sector de congresos y reuniones" (publicado en septiembre de 2013), predije que las geo-vallas iban a tener un impacto significativo en los eventos. A finales del mismo mes, Apple lanzó iOS7, que incorpora la tecnología de iBeacon. Los transmisores de iBeacon son "balizas" de bajo consumo y mantenimiento, que funcionan con el Bluetooth de bajo consumo (BLE en sus siglas en inglés), con un alcance de 50 metros. Estas "balizas" son capaces de interactuar y compartir información con los dispositivos móviles de Apple y los últimos modelos de aplicaciones móviles para Android. Este año, estas "balizas" se han instalado en estadios, museos y una variedad de establecimientos minoristas.
El uso deBLE y iBeacon en palacios de deportes
El uso deBLE y iBeacon en palacios de museos
El uso deBLE y iBeacon en establecimientos minoristas
Esta tecnología levanta grandes expectativas en el sector de congresos y reuniones y, por consiguiente, los principales desarrolladores están intentando incorporarla en sus aplicaciones para eventos. He aquí algunas posibilidades:
- La gamificación y las búsquedas de tesoro (como en CES 2014).
- Proporcionar al usuario información sobre su localización y ayuda para orientarse: una geo-valla puede notificar a los participantes dónde se encuentran en un mapa y orientarles hacia donde quieren ir.
- Enviar mensajes de bienvenida y otros avisos personalizados basados en la localización al llegar al lugar de celebración. Por poner un ejemplo, cuando los participantes cruzan una geo-valla, se podrían imprimir credenciales y enviarles una notificación sobre la ubicación de la impresora.
- Facilitar el networking e intercambio de información en los medios sociales. La comunicación puede ser bidireccional para transmitir, con la autorización del usuario, todo tipo de información a su dispositivo móvil, incluyendo datos de contacto, perfiles en los medios sociales, datos sobre el acceso a una sala de reuniones determinada o el seguimiento de comidas, preferencias alimentarias y mucho más. La comunicación entre asistentes puede mejorarse con notificaciones/imágenes/información sobre quiénes se encuentran cerca.
- Medir el tiempo que cada asistente permanece en un stand (cuanto más tiempo permanece una persona en un stand, más probable será que le interese el producto).
- Realizar demostraciones automáticas (vídeos, etc.) de productos expuestos en los stands o sobre cualquier otro punto de interés en el lugar de celebración de una conferencia.
- Permitir a los expositores enviar mensajes segmentados a diferentes categorías de asistentes.
- Hacer un seguimiento automático de unidades de educación continua (UEC).
- Permitir a los espacios proporcionar información a los visitantes. Los comerciantes locales podrían enviar cupones de descuento a los asistentes de una convención.
- Prevención de pérdidas: enviar avisos a las empresas de audiovisuales o espacios en el caso de que los equipos, dispuestos de una etiqueta de identificación por radiofrecuencia conectada al sistema de geo-valla, fueran sacados de las instalaciones sin autorización.
- Generar datos sobre la conducta de los asistentes: los organizadores podrían hacer un seguimiento de las preferencias de los asistentes por lo que se refiere a dónde pasan su tiempo dentro del recinto y recibir avisos sobre las pautas de tráfico (por ejemplo, una cola inusualmente larga delante del mostrador de registro).
Sin embargo, los organizadores y desarrolladores de aplicaciones para eventos deben usar esta tecnología de forma juiciosa a fin de aportar un valor significativo a los participantes. Si éstos sienten que esta tecnología supone un atentado contra la intimidad, sin recibir nada a cambio, o lo ven como dispositivo para el envío de spam, simplemente apagarán el Bluetooth o desinstalarán la aplicación.
Más información sobre los iBeacons y BLE.
3.- La analítica se alzará como unas de las ventajas más importantes de las aplicaciones móviles para eventos
Se ha referido a los espacios como el "agujero negro" de la gestión de datos. Los organizadores utilizaban ordenadores antes y después de los eventos, pero durante su celebración "daban palos de ciego". Por ejemplo, las encuestas impresas se distribuían, pero no se recopilaban los datos hasta después del evento, lo que no les dejaba margen para realizar modificaciones sobre la marcha.
Hoy en día, las aplicaciones móviles para eventos aportan una cantidad sin precedentes de datos analíticos; una mina de oro de información útil en tiempo real para mejorar la experiencia de los participantes. ¡Ahora se puede hacer un seguimiento de casi todo lo relacionado con un evento!
Los datos analíticos que proporcionan las aplicaciones pueden aportar respuestas a las siguientes preguntas en cualquier momento de un evento:
- ¿Cuáles son los temas candentes?
- ¿Quiénes son los ponentes más populares?
- ¿Cuáles son los stands más visitados?
- ¿Cómo es el tráfico en la zona exposición?
- ¿Quiénes de los ponentes/expositores han tenido mayor éxito con el público?
- ¿Quiénes son los influenciadores clave?
- ¿Cuáles de las funciones de la aplicación son las más populares?
- ¿Quiénes son las personas que utilizan la aplicación y cuándo, dónde y para qué fin?
- ¿Cuáles son las puntuaciones que los participantes han dado a preguntas específicas de una encuesta?
A medida que las aplicaciones para eventos se integren en los procesos de negocio, es muy probable que estas funciones analíticas lleguen a considerarse como las ventajas más útiles de las muchas que aportan.
Dichas funciones analíticas se extenderán e interoperarán con sistemas de inscripción online y de gestión de asociados para proporcionar a los participantes un mayor nivel de personalización y a los organizadores más datos sobre su conducta (véase la siguiente tendencia).
4.- Los grandes datos se convertirán en un elemento clave del marketing y diseño de los eventos
En estos tiempos marcados por la hiperconectividad, se le puede hacer un seguimiento a casi cualquier actividad: las visitas web, cada toque en un dispositivo móvil, cada "Me gusta" en Facebook, cualquier publicación online, todos los perfiles de un usuario, las compras con puntos de recompensa, las cámaras de vigilancia y mucho más.
Los grandes datos combinan de forma agregada esta información procedente de fuentes muy diversas a fin de identificar tendencias, tomar decisiones empresariales y mejorar las experiencias interactivas de los consumidores (¡para vender más!). Los grandes datos constituyen "la próxima frontera para la innovación, competencia y productividad", según el McKinsey Global Institute.
El reto reside en que los grandes datos requieren grandes recursos de procesamiento y almacenaje. Grandes datos como servicio (BDaaS) va ganando terreno gracias a los proveedores en la nube que ofrecen a organizaciones o asociaciones más pequeñas un acceso más asequible a estos enormes flujos de datos relevantes.
Un buen ejemplo de ello es la colaboración entre la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) y Human Equation para proporcionar a sus miembros el BDaaS. Éstos pueden realizar búsquedas entre 436 millones de artículos de 7,4 millones de autores académicos para encontrar a "campeones" locales que les ayuden a desarrollar sus eventos y a monitorizar las últimas tendencias, entre otras capacidades de búsqueda.
Puesto que estos grandes servicios de integración de datos operan a escala empresarial multisectorial, también se utilizarán en la industria de los eventos. A través de los sistemas integrados de inscripción y las tecnologías móviles, ya es posible combinar muchos flujos de datos que se generan durante el proceso de inscripción, los clics en sitios web, las interacciones de los expositores, el uso de aplicaciones móviles, la gamificación y las encuestas, entre otras muchas cosas, para identificar cómo mejorar los eventos y para facilitar la personalización para los participantes. Ejemplos de la gestión de grandes datos en la industria de los eventos incluyen las soluciones desarrolladas por GenieConnect o BusyEvent, entre otras empresas tecnológicas.
5.- Es probable que la violación de datos y el pirateo de aplicaciones afecten a los eventos en 2015
Las recientes violaciones de datos que han afectado a Home Depot, Target y eBay, así como el agujero de seguridad de software, Heartbleed, y el robo masivo en agosto de 2014 de 1,2 mil millones de contraseñas de correo electrónico son solo algunos de los ejemplos de las actividades cada vez más frecuentes y sofisticadas de los hackers. En un futuro muy próximo, éstos se fijarán casi inevitablemente en algunos eventos, accediendo a sus datos vía su sistema de inscripción online y/o su aplicación móvil (probablemente una versión para Android).
He aquí algunas sugerencias para limitar el riesgo:
Como organizador, debes asegurarte de que la empresa que lleva la inscripción de tu evento cumpla con la normativa PCI y que tome otras medidas para salvaguardar la integridad de los datos de los participantes que compila.
Luego, cada uno debe tomar las precauciones de siempre:
- Utilizar contraseñas seguras.
- Familiarizarse con las estafas de suplantación de identidad (phishing) más comunes.
- Mantener actualizado el programa de antivirus.
- Considerar la posibilidad de utilizar un servicio de protección contra la suplantación de identidad.
- Utilizar servicios de doble autenticación, cuando sea posible.
6.- Se utilizarán funciones de traducción automática en tiempo real en los eventos
El posible que las cabinas de traducción simultánea, normalmente ubicadas la parte trasera de las salas, para eventos internacionales tengan los días contados.
En 2007, se lanzó el Traductor de Google, una herramienta web gratuita de traducción. En la actualidad, traduce textos a más de 80 idiomas.
Desde entonces, una amplia gama de aplicaciones móviles ha aportado más funcionalidad:
- WordLens es una aplicación móvil que permite la traducción en tiempo real (mediante la realidad aumentada) de señales/menús/diapositivas a múltiples idiomas (4,99$ US por idioma), sin que sea necesaria una conexión a Internet. WordLens también funciona como aplicación de Google Glass, permitiendo a los usuarios mantener la vista al frente.
- Las aplicaciones de traducción de voz a voz, tales como Translate Voice Free o Jibbigo ya están disponibles.
- Dentro de poco, Skype de Microsoft lanzará Skype Translator (actualmente en fase de ensayos beta) para proporcionar traducciones de voz en videoconferencias bidireccionales.
A medida que estas herramientas se desarrollen para proporcionar la traducción de voz sencilla, barata, fiable y en tiempo real, los organizadores de eventos y/o participantes las utilizarán. ¡El mundo se encoge a diario!
7.- El Wi-Fi ya es imprescindible y habitual en los eventos y hoteles
El Wi-Fi gratuito en las habitaciones de hotel es el aspecto más apreciado por los clientes (Hotels.com, abril de 2014). Con cientos de aplicaciones móviles para eventos ya disponibles, el Wi-Fi y la conectividad móvil se han convertido en algo esencial para las comunicaciones en la industria de los eventos. Algo no exento de retos, ya que los hoteles y otros espacios para eventos han tenido que esforzarse para satisfacer una demanda en rápido aumento.
Se trata de un tema complejo en el que los organizadores y proveedores tienen que formarse. Los detalles se abordan en los siguientes artículos:
- The True Cost of Free Wi-Fi
- 10 Savings Tips for Using Internet Services at your Next Event
- How to Determine if a Venue can Provide Good Event Wi-Fi for Your Next Event
- Cómo entender el entorno de Internet en hoteles y centros de convenciones: una guía básica para organizadores de evento
- El Wi-Fi: la savia de los eventos – ¿Debe ser gratuito para los asistentes?
La buena noticia es que ya existe la tecnología para proporcionar conexiones Wi-Fi de alta velocidad para grupos grandes; y muchos espacios están haciendo todo lo posible para no quedarse rezagados. Cada vez más organizadores están tomándose el tiempo para inspeccionar los espacios por su capacidad para proporcionar una conexión Wi-Fi y conectividad móvil de buena calidad, fácil de usar y a un precio razonable, como factor clave en el proceso de toma de decisiones.
Mientras tanto, cuanto más grande es el evento (sobre todo las ferias de muestras multitudinarias), más probable será que los participantes descubran que la conexión Wi-Fi deja bastante que desear. Dentro de dos o tres años, a medida que los espacios se pongan a la altura de la demanda, esto será menos problemático.
8.- Seguirá la transición de "asistentes" a "participantes"
La combinación de los medios sociales con la tecnología móvil ha proporcionado a los asistentes una amplia gama de opciones para conectarse los unos con los otros. Toda la dinámica de las reuniones está cambiando; en vez de ser "de arriba abajo" es ahora "de abajo arriba". En lugar de limitarse a escuchar a una "cabeza parlante", los participantes en las reuniones ya exigen tener más voz y voto y esperan que se les hagan partícipes. Esto se está plasmando de varias maneras:
- Las aplicaciones sociales ya se utilizan para llegar a los participantes y captar su interés antes, durante y después de los eventos.
- El uso de las herramientas sociales más populares (Twitter, Instagram, Vine y YouTube, entres otras) es cada vez más habitual en los eventos.
- Aumenta el uso de plataformas sociales y muros sociales con moderador, como TweetWall, Postano, Hashcaster, y SocialWall, en los eventos.
- La gamificación ya está bien integrada en muchas aplicaciones móviles para eventos a fin de fomentar la participación del público y de satisfacer las "necesidades y deseos fundamentales de la gente de recompensa, estatus, logros, autoexpresión, competir y altruismo". (bunchball)
- Muchas aplicaciones móviles para eventos ya integran opciones para el networking y para encontrar a gente con intereses afines.
- Los diseñadores de las reuniones ahora prefieren sesiones más cortas y, a la hora de elegir a los ponentes, conceden especial prioridad a su capacidad para conectar con el público.
- Los diseñadores de reuniones ahora tienden a sustituir el formato teatro pasivo por otros formatos que faciliten el debate y la participación.
- Los participantes ahora esperan una comunicación y unas opciones personalizadas.
- Hay muchas aplicaciones especializadas para fomentar la participación del público a disposición de los ponentes, incluyendo Conferences i/o, Crowd Mics, Evenium ConnexMe, MeetingPulse, PollEverwhere, Social Q&A, Klowd, y UberMeetings.
- Hay muchas aplicaciones de guía, tipo "navaja suiza", que también incorporan herramientas para realizar votaciones y encuestas, entre otras cosas.
9.- La fotografía aérea con drones se utilizará en los eventos para fines diversas (se se superan los obstáculos regulatorios)
Se ha utilizado ya la videografía durante varias décadas en el sector de congresos y reuniones, con cámaras montadas en trípodes para una filmación bastante estática. Esto está a punto de cambiar.
La filmación aérea con multicópteros accionados por control remoto (a veces conocidos como "drones"), pertrechados de cámaras de fotos y vídeo HD profesionales, montadas en soportes con suspensión cardánica, permiten una serie de ángulos y perspectivas hasta ahora imposibles de conseguir.
He aquí algunos ejemplos:
Vídeos de eventos:
BUZZair Aerial Cinema – EventsReel
BUZZlive - #CventCMS - General Session
La inspección o promoción de hoteles:
Tour event venues with Freeman’s PLANTOUR
Cap Maison - Premier Luxury Resort & Spa - St. Lucia
Kamalame Cay - Bahamas Private Island
Información sobre las obras de ampliación de palacios de congresos y su promoción:
Sydney Convention and Exhibition Centre Demolition Update
El marketing en el sector de viajes:
Les îles Marseillaises par drone
Drone demo reel 2014
Una pequeña advertencia: se trata de una tecnología que está aún en pañales. La Administración Federal de Aviación de los EE.UU (FAA) aún tiene que pronunciarse sobre este tema y es posible que imponga restricciones en el futuro.
Más información sobre la filmación aérea con drones.
10.- La capacidad de atención de los participantes seguirá disminuyendo
El nivel del conocimiento humano se duplica cada año, un fenómeno que se acelera (IndustryTab, 2014). Estamos inundados de información. El corpus informativo del mundo está accesible las 24 horas del día, estemos donde estemos. Se nos bombardean diariamente con cientos de mensajes comerciales y recibimos también cientos de correos electrónicos/mensajes de texto. ¡Cada minuto se suben 100 horas de vídeo a YouTube! Mientras intentamos a lo desesperado realizar múltiples tareas, muchos de nosotros nos sentimos agobiados.
Una de las consecuencias es una menor capacidad de atención, lo que está cambiando cómo se comercializan, se gestiona y se viven los eventos. He aquí algunos ejemplos:
- Ahora se programan presentaciones más cortas (las presentaciones estilo "TED" de 15 minutos de duración son cada vez más habituales).
- Se requiere más interactividad en las sesiones.
- Se utilizan más herramientas encaminadas a hacer partícipe al público.
- Las imágenes deben jugar un papel importante en artículos, blogs, publicaciones web, materiales promocionales de eventos y presentaciones con ordenador (un imagen vale mil palabras).
- Los vídeos cortos constituyen el nuevo lenguaje de Internet; son más poderosos que las imágenes y mucho más poderosos que los textos. ¡Un buen vídeo vale su peso en oro! Dos sugerencias al respeto: graba los vídeos en HD y ¡qué sean cortos! En muchos casos, los vídeos promocionales no deben durar más de un minuto.
11.- Tendencia de regalo (incluida en las predicciones del año pasado): A pesar del aumento en el uso de la tecnología para reuniones virtuales, las reuniones presenciales y las ferias de muestra seguirán siendo viables
Webinars son útiles para los intercambios de información cortos. Sin embargo, en el entorno laboral multitarea de hoy en día, donde existen muchas distracciones, la capacidad de atención es corta. Entre 30 minutos y una hora es el máximo que se puede esperar que alguien preste atención a un webinar en la pantalla de su ordenador.
Por otra parte, las reuniones llevan a la gente a un lugar donde hay menos distracciones. Siempre y cuando a los participantes se les mantenga informados, alimentados y entretenidos, los anfitriones de un evento pueden mantener su atención durante días. Como mínimo existe una especie de pacto social con el que al menos tienes que dar la impresión de que estás prestando atención en un evento. Las oportunidades de networking, de tormentas de ideas y para construir relaciones son mucho más numerosas en los eventos presenciales que en los virtuales. Para un expositor es una magnífica oportunidad para conocer a una gran cantidad de compradores cualificados en poco tiempo. Para los compradores es una gran oportunidad para conocer a vendedores interesantes; todos juntos bajo el mismo techo, clasificados y localizados a tu gusto.
Las reuniones ofrecen una experiencia mucha más rica por lo que se refiere a la formación que casi cualquier evento virtual. En suma, ¡no puedes tomarte una cerveza virtual con tus colegas!
Corbin Ball, CMP, CSP, es ponente profesional y asesor en el campo de la tecnología para eventos. Con 20 años de experiencia en la gestión de grandes eventos tecnológicos internacionales, ahora ayuda a la gente de todo el mundo a utilizar la tecnología para ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Para contactar con él, visite su sitio web: Corbin Ball Associates – Meetings Technology Headquarters; y/o sígale en Twitter: www.twitter.com/corbinball.
