Las reuniones juntan a las personas; tarea primordial de los profesionales de las reuniones. Nuestra industria es altamente social, móvil y colaborativa. También es una en la que es necesario hacer un seguimiento de detalles, que hay que tener a mano en seguida en entornos que difieren bastante de una oficina normal.
Dadas sus características, la industria se beneficiará enormemente de la transformación online que se está fraguando actualmente. La Web 2,0, la segunda generación de la Web, trae consigo medios más eficaces para la planificación, colaboración, comunicación y promoción de los eventos. La Web está reemplazando como plataforma a los paquetes de software específicos; los datos se están convirtiendo en el motor; la participación está cobrando primacía.
La Web 2.0 es más que un neologismo de Internet; es una revolución de la Web como la conocemos hoy en día. Aporta un vocabulario totalmente nuevo que los profesionales de las reuniones deben entender, ya que seguramente afectará nuestros procesos empresariales. En el presente artículo se abordarán algunos de estos términos y se planteará por qué es tan importante para el segmento de congresos y reuniones.
¿Qué es exactamente la Web 2.0?
La Web 2.0, o más adecuadamente la “Web participativa”, permite a los usuarios colaborar online, compartiendo información con más facilidad. Lo que contrasta con la Web de primera generación que se compone de páginas Web estáticas (silos de información aislados). Es más fácil acceder a los datos de la Web 2.0, lo que brinda a los usuarios una mayor interacción con dicha información.
La Web 2.0 es la denominación general que engloba una serie de avances, que se combinan para proporcionar una experiencia online más enriquecedora:
Wikis: Los wikis son sitios Web interactivos, que permiten a las personas añadir, suprimir, compartir, intercambiar y editar/cambiar contenidos. Un magnífico ejemplo de un wiki es Wikipedia, una enciclopedia online gratuita que contiene millones de artículos enviados, reseñados y editados por los usuarios. Otro ejemplo relacionado con el tema son los hojas de cálculo de Google (Google spreadsheets), donde un equipo de personas puede visualizar, editar y guardar hojas de cálculo gratuitas, alojadas en la Web, simultáneamente desde múltiples localizaciones.
Servicios Web: Este conjunto de aplicaciones consiste de una mezcolanza de siglas, pero en el fondo facilitan una buena compatibilidad entre diferentes bases de datos y aplicaciones de software alojadas en la Web. Con el tiempo, los estándares de la industria de reuniones, APEX (Accepted Practices Exchange), utilizarán servicios Web para permitir a organizadores y proveedores estar en la misma página, electrónicamente hablando. Por ejemplo, los organizadores podrán introducir las especificaciones de un evento vía su software “aprobado por APEX” o incluso una plantilla de Excel, que comunicaría automáticamente con el sistema de gestión del hotel o lugar de celebración, vía los servicios Web, sin que tengan que volver a teclear la información.
Sindicación Web: Con la Really Simple Syndication (Sindicación Muy Sencilla), los lectores de noticias de Internet están al alcance de todas las manos. Google Reader es uno de los alimentadores de RSS gratuitos disponibles en la Web. Los usuarios se suscriben a información segmentada de muchos sitios, que se envía automáticamente al lector de noticias en su ordenador en un bloque ordenado; lo que resulta mucho más fácil que tener que visitar a cada página o blog para recabar información.
Software social: Esta amplia gama de aplicaciones permite a los usuarios comunicar entre sí, colaborar y generar contenidos online. Aunque engloba el e-mail, los mensajes instantáneos y los foros online, que no son nada novedosos, también incluye los blogs (registros Web o agendas online), wikis, herramientas Web de colaboración (como Live Meeting y WebEx), y muchas nuevas herramientas de colaboración social. Un buen ejemplo es MySpace, actualmente el sitio más popular de la Web. El rasgo principal de la Web 2.0 es el de crear una intercomunicación entre personas vía estos medios online.
Colaboración online: Hay muchas herramientas virtuales de reunión y colaboración disponibles, incluyendo LiveMeeting, WebEx y la alternativa gratuita Vyew. Estén donde estén, los usuarios pueden compartir, anotar, editar y trabajar con diapositivas de PowerPoint y otros documentos.
Aplicaciones para la industria de reuniones:
Las herramientas de la Web 2.0 pueden ayudar a los profesionales de reuniones de muchas maneras, algunas de las cuales se enumeran a continuación:
- Por medio de wikis y hojas de cálculo de Google, diferentes equipos de planificación (incluyendo proveedores), localizados en sitios distintos, pueden hacer un seguimiento de los detalles de gestión de un evento en un documento común a la vista de todos.
- Los estándares APEX, habilitados eventualmente por arquitectura de servicios Web, facilitarán la comunicación electrónica en la misma página entre los organizadores y proveedores. La reducción de las tareas mecánicas de introducir y modificar la información sobre una reunión, y luego comprobar las modificaciones, conducirá a una mayor eficacia en la organización de eventos.
- Por medio de blogs audiovisuales y alimentadores de RSS, los responsables de marketing podrán llegar de forma más barata al público beneficiario.
- Los responsables de contenidos suelen hacerse la siguiente pregunta: ¿Qué quieren los participantes? Con los productos de la Web 2.0 podrán hacerlo con más facilidad y de manera más eficaz. Los medios sociales les permitirán mantener un diálogo fluido con el público beneficiario. A los participantes les brindará la oportunidad de valorar, jerarquizar y polemizar sobre los contenidos de la reunión. Por ejemplo, elegir por votación a los conferenciantes, actividades y otros detalles del evento.
- Los conferenciantes pueden publicar sus propuestas en un sitio Web para que los participantes hagan comentarios y preguntas, además de criticar a conferenciantes anteriores y mucho más.
- Los conferenciantes pueden utilizar los wikis para subir abstractos, biografías, fotos, podcasts, video clips, alimentadores de RSS a sus blogs, diapositivas de PowerPoint, y un largo etcétera.
- Las herramientas de colaboración de la Web 2.0 facilitarán la selección de conferenciantes y ponencias, que suele ser una tarea de equipo.
- Los blogs y las encuestas online/móviles permitirán la retroalimentación y votación de los participantes durante el evento, en vez de tener que esperar hasta el final para recopilar datos de las encuestas o hacer el recuento de votos.
- El software social, el networking empresarial y los programas de concordancia incluyendo IntroNetworks, Leverage Software, ExpoExchange Smart Events, y NetworkingMatch disponen de aplicaciones directas para reunir de forma más efectiva a los participantes de eventos.
- Las comunidades de profesionales de reuniones están utilizando foros interactivos online para compartir información, el tutorado y el networking. Aunque llevan años existiendo, las versiones nuevas son más sencillas.
- Los organizadores podrían calificar y jerarquizar los hoteles y otros proveedores de la industria de manera similar a la que eBay o Amazon clasifica compradores y vendedores.
- Las herramientas de reunión y colaboración virtuales proporcionarán una plataforma alternativa, sustituyendo en algunos casos a las reuniones físicas.
El impacto que está teniendo la Web 2.0, la Web participativa, ya se percibe, pero los cambios importantes están por llegar. En definitiva, es mucho más que pixeles en una pantalla. Se trata de cómo los seres humanos interaccionan los unos con los otros. Aquéllos que entienden estos cambios, se preparan para ellos y los utilizan se encontrarán en una situación inmejorable para prestar un mejor servicio a sus clientes. Las reuniones y ferias de muestras son eventos sociales altamente móviles y colaborativos, que están perfectamente adaptados a esta revolución.
